1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unserem KI-gestützten Telefonsupport ist:

Matern3D

Betreiber des Onlineshops www.m3dshop.com

Die vollständigen Kontaktdaten des Verantwortlichen ergeben sich aus unserem Impressum auf www.m3dshop.com/impressum.

Nachfolgend bezeichnen wir Matern3D als „wir“ oder „uns“.

2. Zweck und Funktionsweise des KI-Telefonsupports

Wir setzen einen KI-gestützten Telefonsupport ein, um Anfragen von Kunden und Interessenten entgegenzunehmen und bei allgemeinen Fragen zu unserem Onlineshop, unseren Produkten, Bestellungen, Lieferungen und weiteren Serviceanliegen zu unterstützen.

Das Telefonsystem verwendet künstliche Intelligenz, um gesprochene Sprache zu verarbeiten, Anliegen zu erkennen und passende Antworten zu generieren oder Anfragen für eine weitere Bearbeitung aufzunehmen.

Je nach technischer Konfiguration kann das System beispielsweise:

allgemeine Fragen zu unseren Produkten und Dienstleistungen beantworten;

Anliegen zu Bestellungen und Lieferungen aufnehmen;

Kontaktdaten und Rückrufwünsche erfassen;

Informationen zur weiteren Bearbeitung an unseren Kundenservice übermitteln;

bei Bedarf auf alternative Kontaktmöglichkeiten verweisen.

Bitte beachten Sie, dass es sich um ein KI-System handelt. Antworten können unvollständig, missverständlich oder fehlerhaft sein. Verbindliche Auskünfte, insbesondere zu individuellen Vertragsangelegenheiten, werden bei Bedarf durch unsere zuständigen Mitarbeiter geprüft.

Zu Beginn des Telefonats werden Sie darüber informiert, dass Sie mit einem KI-System und nicht unmittelbar mit einem menschlichen Mitarbeiter sprechen.

3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Nutzung des KI-Telefonsupports können abhängig von Ihrem Anliegen und der technischen Konfiguration folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

a) Gesprächs- und Inhaltsdaten

gesprochene Äußerungen und Fragen;

der Inhalt Ihrer Anfrage;

die vom KI-System erstellte Textfassung des Gesprochenen, sofern eine Spracherkennung eingesetzt wird;

die vom KI-System erzeugten Antworten.

b) Kontaktdaten

Sofern Sie diese mitteilen und sie für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind:

Name und Vorname;

Telefonnummer;

E-Mail-Adresse;

gegebenenfalls weitere Kontaktdaten.

c) Bestell- und Vorgangsdaten

Wenn Ihre Anfrage eine bestehende Bestellung oder einen Geschäftsvorgang betrifft, können beispielsweise folgende Angaben verarbeitet werden:

Bestellnummer oder Kundennummer;

Angaben zu bestellten Produkten;

Informationen zum Lieferstatus;

weitere Angaben, die zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich sind.

d) Technische Verbindungsdaten

Je nach Telefonie- und Systemkonfiguration können außerdem folgende Daten verarbeitet werden:

anrufende Telefonnummer, sofern diese übermittelt wird;

Zeitpunkt und Dauer des Anrufs;

technische Verbindungs- und Statusinformationen;

gegebenenfalls Fehler- und Protokolldaten.

Wir bemühen uns, die Verarbeitung auf diejenigen personenbezogenen Daten zu beschränken, die zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich sind.

Bitte übermitteln Sie über den KI-Telefonsupport keine Passwörter, vollständigen Zahlungsdaten oder sonstigen vertraulichen Informationen, die für die Bearbeitung Ihres Anliegens nicht erforderlich sind.

4. Werden Telefongespräche aufgezeichnet?

Die Verarbeitung gesprochener Sprache zur unmittelbaren Durchführung des Telefonats ist von einer dauerhaften Speicherung von Gesprächsaufzeichnungen zu unterscheiden.

Variante A – keine dauerhafte Audioaufzeichnung:

Sofern keine Gesprächsaufzeichnung aktiviert ist, werden Audiodaten ausschließlich im erforderlichen Umfang zur Verarbeitung des Gesprächs verwendet. Eine dauerhafte Speicherung vollständiger Audioaufzeichnungen erfolgt nicht. Hiervon unberührt bleiben gegebenenfalls erforderliche Texttranskripte, Gesprächszusammenfassungen und technische Protokolldaten, soweit diese tatsächlich verarbeitet werden.

Variante B – Audioaufzeichnung:

Sofern Telefongespräche aufgezeichnet oder dauerhaft gespeichert werden, informieren wir Sie hierüber gesondert vor Beginn der Aufzeichnung. Die Aufzeichnung erfolgt nur, wenn hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht und gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen vorliegen.

Eine Aufzeichnung zu allgemeinen Qualitätssicherungs- oder Trainingszwecken erfolgt nicht ohne vorherige Prüfung der datenschutz- und strafrechtlichen Voraussetzungen.

Hinweis für die Veröffentlichung: Es darf ausschließlich die Variante verwendet werden, die der tatsächlichen technischen Konfiguration entspricht. Nicht zutreffende Angaben sind zu entfernen.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der jeweils einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.

Je nach Anliegen kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

a) Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung eines Vertrags

Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, soweit die Verarbeitung erforderlich ist, um vorvertragliche Anfragen zu bearbeiten oder einen bestehenden Vertrag durchzuführen.

b) Berechtigte Interessen

Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur effizienten Bearbeitung allgemeiner Serviceanfragen, zur Organisation unseres Kundenservices oder zur technischen Sicherstellung des Telefonbetriebs erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen.

c) Einwilligung

Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO, soweit eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungsvorgang erforderlich ist und tatsächlich eingeholt wird.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Welche Rechtsgrundlage im Einzelfall einschlägig ist, richtet sich nach dem konkreten Zweck und der tatsächlichen Verarbeitung.

6. Einsatz externer Dienstleister und KI-Anbieter

Für den Betrieb des KI-Telefonsupports können externe Dienstleister eingesetzt werden, insbesondere Anbieter für:

Telefonie und Gesprächsvermittlung;

Spracherkennung und Sprachsynthese;

KI-gestützte Verarbeitung von Gesprächsinhalten;

Hosting, Speicherung und technische Bereitstellung;

Protokollierung und Fehleranalyse.

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen.

Wir wählen die eingesetzten Dienstleister unter Berücksichtigung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen aus und verpflichten sie, personenbezogene Daten nur im Rahmen der vereinbarten Zwecke und Weisungen zu verarbeiten.

Anbieter des KI-Telefonsystems: [Name und vollständige Firmierung des Anbieters ergänzen].

Weitere Informationen zur Verarbeitung durch den jeweiligen Anbieter können dessen Datenschutzhinweisen entnommen werden, soweit diese für die konkrete Verarbeitung einschlägig sind.

7. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, wenn dies im Rahmen des eingesetzten Systems tatsächlich erfolgt und die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Sofern eine solche Übermittlung stattfindet, erfolgt sie auf Grundlage eines einschlägigen Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien gemäß den Artikeln 44 ff. DSGVO, soweit erforderlich.

Informationen zu den konkret eingesetzten Garantien und dazu, wie diese eingesehen werden können, stellen wir auf Anfrage zur Verfügung, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist.

Hinweis für die Veröffentlichung: Der tatsächliche Speicher- und Verarbeitungsort sowie mögliche Drittlandübermittlungen müssen anhand der Vertrags- und Systemunterlagen des KI-Anbieters geprüft werden.

8. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Dabei unterscheiden wir insbesondere zwischen:

Audiodaten, die zur unmittelbaren Gesprächsverarbeitung benötigt werden;

Gesprächstranskripten und Zusammenfassungen;

Kontakt- und Rückrufdaten;

Informationen zu Bestellungen und Kundenanliegen;

technischen Protokoll- und Fehlerdaten.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtmäßigen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Konkrete Speicherfristen: [Speicherfristen für Audio, Transkripte, Gesprächszusammenfassungen und technische Protokolle ergänzen].

9. Keine Verwendung zum KI-Training ohne gesonderte Prüfung

Gesprächsinhalte werden nicht allein deshalb für das Training oder die allgemeine Verbesserung von KI-Modellen verwendet, weil Sie den Telefonsupport nutzen.

Eine solche Nutzung durch uns oder einen beauftragten Dienstleister erfolgt nur, wenn hierfür eine eigenständige Rechtsgrundlage besteht und die einschlägigen datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt sind.

Die Vertragsbedingungen und Einstellungen des eingesetzten KI-Anbieters sind entsprechend zu prüfen. Insbesondere ist sicherzustellen, dass eine Verwendung Ihrer Gesprächsdaten zu eigenen Trainingszwecken des Anbieters nicht entgegen den geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen erfolgt.

10. Automatisierte Verarbeitung und Entscheidungsfindung

Der KI-Telefonsupport verarbeitet Ihre Äußerungen automatisiert, um Ihr Anliegen zu erkennen und passende Antworten zu erzeugen.

Eine automatisierte Verarbeitung im Rahmen des Gesprächs bedeutet nicht automatisch, dass eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Artikel 22 DSGVO getroffen wird.

Der KI-Telefonsupport ist nicht dazu vorgesehen, allein auf Grundlage automatisierter Verarbeitung Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung für Sie zu treffen.

Sollte im Rahmen des Systems künftig eine solche automatisierte Entscheidungsfindung eingesetzt werden, informieren wir Sie hierüber gesondert, soweit gesetzlich erforderlich, und stellen die gesetzlich vorgesehenen Informationen und Schutzmaßnahmen bereit.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO;

Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten gemäß Artikel 16 DSGVO;

Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 17 DSGVO;

Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO;

Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;

Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen gemäß Artikel 21 DSGVO;

Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich über die im Impressum angegebenen Kontaktmöglichkeiten an uns wenden.

12. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes.

13. Freiwilligkeit der Nutzung und alternative Kontaktmöglichkeiten

Die Nutzung des KI-Telefonsupports ist freiwillig.

Wenn Sie nicht mit einem KI-System kommunizieren möchten, können Sie unsere anderen verfügbaren Kontaktmöglichkeiten nutzen, soweit diese für Ihr Anliegen angeboten werden.

Informationen zu unseren Kontaktmöglichkeiten finden Sie unter www.m3dshop.com.

14. Änderungen dieses Datenschutzhinweises

Wir behalten uns vor, diesen Datenschutzhinweis anzupassen, wenn sich unsere technischen Systeme, die Art der Datenverarbeitung oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

Stand 10.2026